Privatlivspolitik for idrætsforeninger
23-05-2018
FC Grenaas dataansvar
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort
fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og
gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til
bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun
personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål,
og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
FC Grenaa er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i
overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktoplysninger:
Kontaktperson: Poul Nielsen
Adresse: Bredstrupvej 26 8500 Grenaa
CVR: 29061645
Telefonnr.: 42196603
Mail: poheni@outlook.com
Website: fcgrenaa
Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger 2 :
1) Medlemsoplysninger:
- Almindelige personoplysninger:
- Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse,
telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse
2) Oplysninger om ledere og trænere:
- Almindelige personoplysninger:
- Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-
mailadresse - fødselsdato
- Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til
foreningen og bankkontonummer
Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:
- Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om kursusdeltagelse 3
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
- Behandling efter lovkrav
- Behandling med samtykke
Formålene:
1) Formål med behandling af medlemsoplysninger:
- Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
- Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder
planlægning, gennemførelse og opfølgning
- Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
- Administration af din relation til os
2) Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:
- Håndtering af ledernes hverv og pligter i foreningen
Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder
kurser
- Opfyldelse af lovkrav
- Udbetaling af godtgørelser, refusioner og lignende
- Administration af din relation til os
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af
interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af
berettigede (legitime) interesser som: 4
- Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v.,
herunder i forhold til generalforsamling
- Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent
m.v.
- Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre
aktiviteter
- Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet
eller situation i foreningen
- Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til
DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i
forbindelse med idrætsaktivitet 5
- Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af
oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan
modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse
idrætsorganisationer
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige
medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
- Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt
grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne
tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er
beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til
enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af
Videregivelse af dine personoplysninger
I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse
og resultater til relevante idrætsorganisationer. 6
Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til
idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler
dine personoplysninger som medlem af foreningen, og som bestyrelsesmedlem
Medlemmer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i
overensstemmelse med følgende kriterier:
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige
medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af
foreningen
Bestyrelsesmedlemmer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i
overensstemmelse med følgende kriterier:
- Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det
regnskabsår, som bilaget drejer sig om
Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer- ledere til statistik og lignende, så
længe de har historisk værdi.
Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler
personoplysninger om dig:
- Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
- Retten til indsigt i egne personoplysninger
- Retten til berigtigelse
- Retten til sletning
- Retten til begrænsning af behandling
- Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
- Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling,
ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine
personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så
fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks.
Datatilsynet.
Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra første
møde på hovedbestyrelsesmødet efter hovedgeneralforsamlingen. Ved ændringer vil
datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende
privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil
du modtage meddelelse herom.
Udarbejdet af forretningsudvalget
Godkendt af hovedbestyrelsen den